Las extensiones generalmente tienen tres caracteres, pero pueden ser más largas. La longitud máxima de una extensión de archivo es de 255 caracteres. Algunos sistemas operativos, como MS-DOS y versiones anteriores de Mac OS, restringen las extensiones a tres caracteres o menos.
Muchos programas, incluido el sistema operativo, utilizan extensiones para determinar cómo manejar archivos. Por ejemplo, cuando un usuario hace doble clic en un archivo de texto, el sistema operativo normalmente iniciará el editor de texto predeterminado. El usuario puede personalizar este comportamiento para que abra un programa diferente.
Algunos programas también utilizan extensiones para almacenar información sobre el archivo. Por ejemplo, la extensión de archivo ".mp4" indica que el archivo es un archivo de video, pero no especifica el formato de video. El formato del vídeo normalmente se almacena en el encabezado del archivo, pero también se puede almacenar en la extensión del archivo.