*1. Establecer el propósito y alcance del sistema contable: *.
Definir claramente los objetivos financieros de la institución y los usuarios que confiarán en la información contable. Determinar las necesidades y requerimientos específicos de las operaciones financieras del instituto.
*2. Identificar y categorizar transacciones financieras: *.
Enumere todas las diferentes actividades financieras que ocurrirán dentro de la institución. Clasifique estas transacciones en fuentes de ingresos, gastos, activos, pasivos y acciones.
*3. Diseño de un plan de cuentas: *
Cree un plan de cuentas para representar con precisión las diferentes clasificaciones de ingresos y gastos. El plan de cuentas debe incluir códigos de cuenta generales y específicos para facilitar el seguimiento y la presentación de informes.
*4. Seleccione Software de contabilidad: *.
Elija un software de contabilidad adecuado que se ajuste al tamaño y las operaciones del instituto. Podría ser un software local o basado en la nube. Asegúrese de que el software cumpla con las regulaciones pertinentes y proporcione las capacidades de generación de informes necesarias.
*5. Configurar el libro mayor: *
Dentro del software de contabilidad, establezca el libro mayor general y los libros auxiliares según sea necesario. Complete el libro mayor con los saldos iniciales y asegúrese de que coincidan con los registros financieros de la institución.
*6. Configurar el acceso y los permisos del usuario: *
Determine roles de usuario y asigne permisos dentro del software de contabilidad. Esto garantizará que sólo las personas autorizadas tengan acceso a información financiera específica.
*7. Integrar con otros sistemas: *
Si el instituto utiliza otros sistemas para tareas como gestión de nóminas, inventarios o subvenciones, asegúrese de que el software de contabilidad pueda integrarse con estos sistemas para agilizar la transferencia de datos y reducir errores.
*8. Establecer Políticas y Procedimientos Contables: *
Cree un conjunto integral de políticas y procedimientos contables que detallen cómo se deben registrar, informar y revisar las transacciones financieras. Esto ayuda a mantener la coherencia y la transparencia.
*9. Capacitar al personal: *
Proporcionar capacitación adecuada al personal sobre cómo utilizar el sistema contable, especialmente a los responsables del ingreso de datos y la presentación de informes financieros.
*10. Mantener y revisar registros periódicamente: *
Actualizar continuamente los registros contables con nuevas transacciones financieras y revisar periódicamente la exactitud de los datos. Realizar conciliaciones periódicas y verificaciones de control interno para garantizar la integridad del sistema.
*11. Realizar informes financieros: *
Generar informes financieros según los requisitos y obligaciones regulatorias de la institución. Esto puede incluir estados de resultados, balances generales, estados de flujo de efectivo e informes presupuestarios versus reales.
*12. Seguimiento y Control de Presupuestos:
Establezca un presupuesto dentro del sistema contable y controle periódicamente los gastos reales frente a los importes presupuestados. Esto ayuda en la gestión de costes y la toma de decisiones.
*13. Auditoría y Cumplimiento: *
Garantizar que el sistema contable cumpla con las regulaciones, leyes y normas contables pertinentes. Realizar periódicamente auditorías internas o contratar auditores externos para evaluar la exactitud y confiabilidad de los registros financieros.
*14. Mejora Continua: *
Revisar y evaluar el sistema contable periódicamente para identificar áreas de mejora. Manténgase actualizado con las mejores prácticas contables y los avances de la industria.
*15. Copia de seguridad y seguridad de datos: *
Implemente sólidas medidas de seguridad y respaldo de datos para proteger la información financiera confidencial. Actualice periódicamente las versiones de software para mitigar las vulnerabilidades.