La pieza más pequeña de información en una base de datos o una hoja de cálculo es un campo . Un ejemplo de un campo podría ser la palabra " manzana " en un diccionario. Si usted tiene un diccionario aparece dentro de una hoja de cálculo y cada letra tiene su propia columna , el campo "apple " se encuentra en una celda bajo la columna " A". Las bases de datos y hojas de cálculo le permiten encontrar un campo específico con bastante rapidez. Si utiliza bases de datos y hojas de cálculo electrónicas , ambos deben tener funciones de búsqueda en los que sólo hay que escribir en el campo que está buscando en una caja de diálogo y ese campo se resalta en la pantalla.
Registros
bases de datos y hojas de cálculo también son similares en su uso de los registros , y de nuevo tanto deben permitir realizar búsquedas de registros específicos dentro de ellos. Utilizando el ejemplo diccionario nuevo, todas las páginas que incluyen las palabras que comienzan con la letra " A" que se podría llamar un " registro de una palabra . " Del mismo modo, en una hoja de cálculo, toda la información en la columna " A" se llamaría un " registro de una palabra . " Para buscar registros específicos dentro de una base electrónica de datos u hoja de cálculo que tendría que buscar por el título de ese disco si no ha habido uno incluido . A continuación, será llevado a la superficie de la hoja de cálculo o base de datos que componen el disco.
Archivos
bases de datos y hojas de cálculo también son similares en su uso de archivos ( conjuntos de registros ) . En el ejemplo de diccionario, el diccionario completo , compuesto de los campos de palabras separadas en los registros de la letra , sería la base de datos u hoja de cálculo . Usted no tendría que buscar un archivo si su base de datos u hoja de cálculo tiene sólo un archivo . Sin embargo, si su base de datos u hoja de cálculo se compone de varios archivos y los archivos han sido tituladas , se puede utilizar la función de búsqueda para encontrar el archivo que busca.