Gestión de registros Es el proceso de gestionar la creación, almacenamiento, recuperación y destrucción de registros. Los registros son cualquier documento u otro material que contenga información sobre las actividades de una organización. Pueden estar en cualquier formato, incluido papel, electrónico o audiovisual.
Gestión de la información Es el proceso de gestionar la creación, almacenamiento, recuperación y uso de información. La información es cualquier dato que sea significativo para una organización. Puede estar en cualquier formato, incluido texto, números, imágenes o vídeos.
La principal diferencia entre la gestión de registros y la gestión de la información es que la gestión de registros se centra en la gestión de registros, mientras que la gestión de la información se centra en la gestión de toda la información, independientemente de su formato u origen.
La gestión de registros también se preocupa más por los requisitos legales y reglamentarios que rigen la gestión de registros. Por ejemplo, muchas organizaciones deben mantener ciertos registros durante un período de tiempo específico. Los sistemas de gestión de registros ayudan a las organizaciones a cumplir con estos requisitos.
La gestión de la información, por otro lado, se preocupa más por el uso eficaz y eficiente de la información. Los sistemas de gestión de la información ayudan a las organizaciones a encontrar y utilizar la información que necesitan para tomar decisiones informadas.
A continuación se muestra una tabla que resume las diferencias clave entre la gestión de registros y la gestión de la información:
| Característica | Gestión de registros | Gestión de la Información |
|---|---|---|
| Enfoque | Gestión de registros | Gestión de toda la información |
| Requisitos legales | Más preocupados por los requisitos legales y reglamentarios | Menos preocupado por los requisitos legales y reglamentarios |
| Uso de la información | Menos centrado en el uso de la información | Más enfocados al uso efectivo y eficiente de la información |
En conclusión, la gestión de registros y la gestión de la información son dos funciones importantes para cualquier organización. La gestión de registros ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, mientras que la gestión de la información ayuda a las organizaciones a utilizar su información de forma eficaz y eficiente.