1. Agenda de la reunión:
- Preparar una agenda detallada que describa los temas a discutir durante la reunión. Enumere los elementos de la agenda en un orden lógico, asigne el tiempo adecuado para cada elemento y especifique los objetivos específicos o los resultados esperados.
2. Acta de la reunión:
- Las actas de reuniones anteriores deben distribuirse a todos los asistentes antes de la próxima reunión. Esto permite a los participantes revisar discusiones, decisiones y elementos de acción anteriores, asegurando la continuidad.
3. Aviso de reunión o invitación:
- Enviar avisos o invitaciones a reuniones con suficiente antelación, especificando la fecha, hora, lugar de la reunión y cualquier información logística relevante. Incluya la agenda de la reunión para que los participantes la preparen.
4. Documentos de respaldo:
- Reunir todos los documentos relevantes a los temas del orden del día. Estos podrían incluir informes, propuestas, presentaciones, estados financieros u otra información pertinente. Comparta estos documentos con los asistentes antes de la reunión.
5. Lista de asistentes:
- Crear una lista de participantes invitados y distribuirla con la invitación a la reunión. Incluya las disculpas recibidas de quienes no pudieron asistir.
6. Acta de la Asamblea:
- Durante la reunión, designe a alguien para que levante actas detalladas. Las actas deben incluir la fecha, hora, lugar, asistentes presentes, un resumen de las discusiones para cada tema de la agenda, decisiones tomadas y acciones asignadas.
7. Lista de elementos de acción:
- Elaborar una lista de acciones asignadas durante la reunión, especificando claramente quién es el responsable de cada tarea y las fechas de vencimiento. Distribuya la lista de elementos de acción a todos los participantes.
8. Comunicación de seguimiento:
- Envíe un resumen de la reunión o un correo electrónico de seguimiento a todos los asistentes poco después de la reunión. Este correo electrónico puede incluir aspectos destacados de las discusiones, decisiones clave y la lista de elementos de acción.
9. Cualquier política o procedimiento relevante:
- Si la reunión involucra discusiones relacionadas con políticas, procedimientos o lineamientos organizacionales, tener los documentos respectivos disponibles para referencia durante la reunión.
10. Formularios de poder:
- Si algún participante asistirá en nombre de otros (actuando como apoderados), prepare formularios de apoderamiento para que los firmen.
11. Materiales para la votación (si corresponde):
- Si la votación se realizará durante la reunión, asegúrese de tener los materiales necesarios, como papeletas o papeletas de votación, especialmente para resoluciones formales o elecciones.
12. Equipo audiovisual:
- Si la reunión incluye presentaciones o videoconferencias, asegúrese de que todo el equipo necesario esté preparado y probado de antemano.
13. Acuerdos de seguridad y confidencialidad (si es necesario):
- Si la reunión es obligatoria, haga que los participantes firmen acuerdos de confidencialidad (NDA) o acuerdos de confidencialidad para proteger datos confidenciales.
14. Hojas de asistencia:
- Tenga hojas de asistencia disponibles para que los participantes firmen o escaneen sus credenciales a su llegada para realizar un seguimiento de la asistencia a la reunión.
15. Formularios de comentarios (opcional):
- Distribuir formularios de comentarios para recopilar comentarios de los participantes después de la reunión. Esta retroalimentación puede ayudar a mejorar futuras reuniones.
Recuerde almacenar estos documentos de forma segura, tanto en formato electrónico como físico, y siga las pautas y políticas de su organización con respecto a la documentación de las reuniones.