1. Almacenamiento de documentos:
- Un DMS proporciona un repositorio central para almacenar todo tipo de documentos digitales, incluidos archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, videos y más.
2. Organización del documento:
- Ofrece varias funciones organizativas, como carpetas, categorías, etiquetas y campos de metadatos. Esto ayuda a estructurar y categorizar documentos para facilitar su recuperación.
3. Control de versiones:
- Un DMS permite a los usuarios gestionar múltiples versiones del mismo documento. Esto garantiza que la versión más reciente y actualizada esté siempre disponible.
4. Control de acceso:
- El sistema ofrece permisos de control de acceso granulares, lo que le permite especificar quién puede ver, editar o descargar documentos específicos.
5. Compartir documentos:
- Los documentos se pueden compartir fácilmente con colegas, clientes o colaboradores externos. Algunos DMS ofrecen opciones seguras para compartir con acceso controlado.
6. Herramientas de colaboración:
- Muchos DMS ofrecen herramientas de colaboración integradas, como comentarios, anotaciones y comparación de versiones, lo que facilita el trabajo en equipo en documentos compartidos.
7. Integración con otras herramientas:
- DMS puede integrarse con otras aplicaciones comerciales y de productividad, como correo electrónico, herramientas de gestión de proyectos o CRM, para mejorar el flujo de trabajo.
8. Búsqueda y recuperación:
- Las potentes capacidades de búsqueda ayudan a los usuarios a encontrar rápidamente documentos por nombre, contenido o metadatos, lo que facilita la localización de información relevante.
9. Seguimiento de auditoría e historial de versiones:
- DMS mantiene un registro de los cambios en los documentos y las actividades de los usuarios, lo que permite el seguimiento y la auditoría del historial de los documentos.
10. Acceso remoto:
- Se puede acceder a la mayoría de los DMS desde cualquier ubicación con conexión a Internet, lo que proporciona un cómodo acceso remoto a los documentos.
11. Seguridad y cumplimiento:
- Los DMS suelen incluir funciones de seguridad como cifrado, copia de seguridad de datos y certificaciones de cumplimiento, lo que garantiza la protección y la integridad de los documentos confidenciales.
Al proporcionar una plataforma centralizada para almacenar, organizar, compartir y gestionar documentos, un sistema de gestión de documentos actúa como una ubicación central que mejora la colaboración, la eficiencia y la seguridad de los documentos dentro de una organización.