Cuando guarda el documento por primera vez, la aplicación (por ejemplo, Microsoft Word, Excel) le solicita que elija una ubicación en el dispositivo de almacenamiento de su computadora (generalmente un disco duro o una unidad de estado sólido) para guardar el archivo. Una vez que proporcione el nombre del archivo deseado y haga clic en la opción "Guardar" o "Guardar como", la aplicación escribe el contenido del documento desde la RAM en la ubicación de almacenamiento especificada en el disco duro.
Las ediciones posteriores del documento se realizan en el mismo archivo almacenado en su disco duro. De forma predeterminada, la mayoría de las aplicaciones, incluidos los procesadores de texto y los editores de hojas de cálculo, guardan los cambios automáticamente a intervalos regulares. Sin embargo, es recomendable realizar periódicamente un guardado manual utilizando el método abreviado de teclado "Guardar" o "Ctrl + S" para garantizar que su trabajo se guarde de forma segura en caso de fallas imprevistas del software o cortes de energía.
Al guardar su documento en una ubicación designada en el dispositivo de almacenamiento, persiste indefinidamente, incluso después de cerrar la aplicación o apagar la computadora. Luego podrá recuperar, abrir y modificar aún más el documento guardado más adelante.