Muchas empresas que tratan directamente con clientes necesitan proporcionar cotizaciones de precios para proyectos de trabajo. Los elementos básicos de cada oferta suelen ser el mismo texto repetitivo. El software costoso puede incluir los formularios necesarios, pero una simple hoja de cálculo de Excel proporcionará gran parte de la misma utilidad. Configurar la plantilla básica requiere un poco de trabajo, pero puede ser un proceso único. Cambiar los datos individuales para cada nueva cotización lleva muy poco tiempo.
Paso 1
Enumere los elementos específicos que deben incluirse en su sistema de cotización. Estos deben incluir el nombre, la dirección, el número de teléfono, el correo electrónico y el sitio web de la empresa, si están disponibles. Habrá un lugar para la fecha y la información de contacto del cliente. Dependiendo del tipo de negocio, la oferta puede necesitar elementos como Parte #, Descripción, Cantidad, Costo y un espacio para un total extendido para cada parte. Habrá un lugar para el nombre de la persona que prepara la cotización, cuando caduque y un lugar para que el cliente firme.
Paso 2
Abra una hoja de cálculo en blanco en Excel. En la celda A1, escriba "Presupuesto" y presione la tecla "Volver". Elija una fuente simple en el menú con un tamaño grande, quizás 36. Resalte las celdas A1 a D1. Haga clic con el botón derecho en este grupo de celdas y, en el menú desplegable que aparece, elija "Formatear celdas". En la pestaña de alineación, haga clic en "Combinar celdas". Ahora combine las celdas para el rango A3 a D10 de la misma manera . Dentro de estas celdas, inserte la información de la empresa. En F3, escriba "Fecha:" e inserte una función para la fecha actual en E3 escribiendo "= Hoy ()" En la celda A11 escriba "Cliente:" Combine las celdas B11 a D11, B12 a D12, B13 a DB13, B14 a D14 y B15 a D15 individualmente.
Paso 3
Suponiendo que necesite proporcionar listas de partes y cantidades, coloque estos títulos en las celdas A18 y D18. Combine las celdas B18 a C18 a través de B32 a C32 como se indicó anteriormente. Encabece esta columna "Descripción" y céntrela. El "costo" puede ir en la columna E18. La columna F18 puede etiquetarse como "Extendida". En cada fila debajo de esta última columna, inserte una fórmula para multiplicar la cantidad por el costo. Por ejemplo, la celda F19 leería "= D19 * E19". Formatee estas celdas como moneda. Aparecerán cero dólares hasta que tenga datos en las columnas correspondientes.
Paso 4
Escriba “Subtotal” en la celda a33, “Impuesto” en la celda A34 y “Trabajo” en la celda A35. Escriba "Total" en A37. Para finalizar esta parte y crear los cálculos, en F33, inserte la fórmula “= Suma (F19: F32). E34 mantiene la tasa de impuestos como un porcentaje. Cree el impuesto calculado en f34 insertando "= E34 * F33" y formatee esta celda como moneda. Para el costo laboral, inserte la cantidad de horas en D35 y el costo salarial por hora en E35. Configure el costo de mano de obra calculado en F35 con esta fórmula: "= d35 * e35". Finalice los cálculos agregando F33, F34 y F35 en la celda F37: "= suma (F33: F35)".
Paso 5
Agregue celdas para el nombre del preparador, la fecha de vencimiento de la cotización y un texto como "Para aceptar esta cotización, firme y feche aquí". Resalte cada columna de los elementos de la cotización de arriba a abajo e inserte bordes.
Guarde la hoja de trabajo como una plantilla, no como una hoja de cálculo de Excel. Elija "Archivo /Guardar como" y la plantilla de Excel como el tipo de documento.
Consejos
Después de cada paso, guarde el archivo para que, si se cometen errores, no sea necesario repetir todo el proceso desde el principio.
Si las filas de las Partes no son suficientes o demasiadas, simplemente inserte o elimine filas.
Cambie los encabezados de las columnas para que coincidan con las necesidades del negocio.
Vea ejemplos de la hoja de cálculo completa, con todas las fórmulas y el aspecto de la hoja de cálculo en uso real en la sección Recursos adicionales.
En los pasos anteriores, para los comandos o elementos que se escribirán, ignore los signos de puntuación (punto o comillas).
Advertencias
Según se desarrolló, las celdas de la hoja de cálculo no están protegidas. Si más de una persona trabaja en citas, considere proteger algunas células que no deberían ser alteradas.
No guarde la primera cita real como una plantilla; guárdela como un archivo de hoja de cálculo normal, dándole el nombre del cliente para facilitar el seguimiento.
Si se aplica un impuesto a las ventas sobre la mano de obra y las piezas, la línea de impuestos debe estar por debajo de estos dos totales.
[Cómo usar Excel para construir un sistema de cotización] URL: http://www.ordenador.online/computadora/Software/257319.html