Las organizaciones sin fines de lucro que aceptan donaciones de donantes privados o incluso de fundaciones privadas deberían establecer una base de datos de donantes. Usar una base de datos de Microsoft Access como una base de datos de donantes es un método para administrar donaciones y facilitar la correspondencia.
Usar Access como una base de datos de donantes
Paso 1
Ir a Microsoft Office sitio web y elija Plantillas, Categorías de industria y Organizaciones sin fines de lucro. Hay una opción para la base de datos de Contribuciones de caridad. Elija la opción y haga clic en descargar. Lea el acuerdo de usuario según sea necesario y elija aceptar, luego elija guardar.
Paso 2
Abra el archivo en WinZip o un programa de descompresión similar para extraer los archivos, luego ubique la carpeta donde se guardan los archivos y Haga doble clic para abrir la plantilla. Cambie el nombre de la plantilla de Access a la base de datos de donantes o el nombre que elija.
Paso 3
Cuando abra la base de datos de donantes, tómese unos minutos para familiarizarse con las opciones. Las áreas principales incluidas serán campañas, contribuyentes, donaciones, empleados, eventos y tareas. A diferencia de algunas de las versiones anteriores de las donaciones de caridad de Microsoft Access, hay una cantidad limitada de trabajo por su parte para crear la base de datos a medida que se actualiza la plantilla.
Paso 4
Vaya a campañas y personalice la página y escriba cualquier campaña que tenga actualmente. Ingrese la información financiera de las contribuciones hasta la fecha. Habrá un histograma que representa los objetivos de recaudación de fondos, campañas y eventos. Esto lo ayudará a rastrear la cantidad total versus la cantidad recaudada.
Paso 5
Rastree eventos e ingréselos dándoles nombres. Si están asociados con una campaña específica, tendrá la oportunidad de ingresar el nombre de la campaña en este formulario. Los eventos también se pueden mantener como independientes si no se pretende ir hacia un proyecto específico.
Paso 6
Despliegue los detalles de la campaña y vaya a reportar donaciones para ingresar cualquier donación privada o subvención que son hacia una campaña o propósito específico. Escriba el nombre del donante en Access y cualquier compromiso prometido o monto pagado. También puede ingresar una categoría para el donante, como una organización benéfica, padre, individuo o alumno. Esto puede ayudarlo a clasificar a los contribuyentes para crear informes de base de datos.
Vaya a enlaces rápidos y luego a empleados. Haga clic en agregar nuevo contribuyente; luego ponga las tareas pendientes de cada individuo. Cualquier empleado que tendrá acceso a la base de datos debe tener su nombre ingresado en la base de datos. El área tendrá una opción para tener el título de la tarea, a quién se le asigna la tarea, el estado del proyecto y la fecha de vencimiento. Esto puede ayudarlo a supervisar y administrar fácilmente a sus empleados.
Consejos
Respalde la base de datos de donantes de Microsoft Access a un servidor seguro y un sistema externo para ayudar a mantener seguros los registros de su organización.
Siempre pregunte si puede tener una demostración del producto o una versión de prueba para una base de datos de donantes antes de comprar para asegurarse de que tiene todas las características que necesitará su organización.
Si desea agregar un botón de inicio en cada página, esto puede ayudarlo a volver a la página principal para mantener las pestañas abiertas al mínimo.
Advertencia
Hay una sección de ayuda de plantilla en Microsoft, pero tenga en cuenta que el programa a menudo carece de soporte técnico y que no hay cursos para aprender cómo funciona el sistema.
Elementos que necesitará
Computadora
Base de datos de donantes de Microsoft Access
[Cómo utilizar Access como una base de datos de donantes] URL: http://www.ordenador.online/computadora/Software/257009.html