Las hojas de cálculo de Excel permiten a los usuarios organizar la información de contacto para las listas de correo en columnas que contienen la categoría o el nombre del campo. Los usuarios pueden actualizar la información en la hoja de cálculo o crear etiquetas para enviar por correo o enviar desde la hoja de cálculo de Excel (también llamada hoja de cálculo). Dado que los datos en las hojas de cálculo no se pueden convertir directamente en etiquetas, considere usar las plantillas de etiquetas de Microsoft Word y la función de combinación de correspondencia para generar etiquetas. Las etiquetas creadas en MS Word pueden contener datos de una hoja de cálculo de Excel y luego imprimirse en hojas precortadas disponibles en tiendas de suministros de oficina.
Paso 1
Abra su hoja de cálculo de Excel y confirme que la primera fila contiene encabezados de columna para cada categoría (como Nombre, Apellido, Dirección, etc.). Si no se enumeran categorías en la fila 1, haga clic en la primera celda (A1) y seleccione "Fila" debajo de "Insertar" en la barra de menú superior y escriba un nombre de categoría para cada columna.
Paso 2
Ordene sus datos, si lo desea, seleccionando el diamante en la esquina superior izquierda de su hoja de cálculo (o elija "Seleccionar todo" en "Editar" en la barra de menú superior), seleccione "Ordenar" en "Herramientas" en el menú superior bar. Especifique que la hoja de trabajo tiene una fila de encabezado seleccionando esa opción en el cuadro de diálogo; seleccione los criterios de clasificación utilizando los menús desplegables y haga clic en el botón "Aceptar".
Paso 3
Guarde la última versión de la hoja de cálculo seleccionando "Guardar" en "Archivo" en la barra de menú superior.
Paso 4
Abra un nuevo documento en blanco en Microsoft Word y seleccione "Etiquetas" en "Herramientas" en la barra de menú superior. Nota: en Microsoft Word 2007, esta función se encuentra en la pestaña "Correo".
Paso 5
Haga clic en el botón "Opciones" en la sección "Etiqueta" y elija su formato de etiqueta de acuerdo con el fabricante de la etiqueta y el número de producto. Nota: el cuadro de diálogo muestra un resumen de la descripción de la etiqueta para la etiqueta resaltada (por ejemplo, tipo de etiqueta, tamaño de etiqueta y tamaño de página) para que pueda seleccionar una configuración de etiqueta si lo desea.
Paso 6
Haga clic en el botón "Aceptar" para volver a la etiqueta principal ventana de configuración Seleccione la opción "Etiqueta única" en la sección "Número de etiquetas" para especificar que cada registro se colocará en una etiqueta (en lugar de todas las etiquetas con la misma información rmation).
Paso 7
Haga clic en el botón "Combinación de datos" y compruebe que se muestra una barra de herramientas "Administrador de combinación de datos" con un nuevo documento.
Paso 8
Seleccione "Abrir fuente de datos" en la barra de herramientas Administrador de combinación de datos, en "Fuente de datos".
Paso 9
Seleccione la hoja de cálculo de Excel actualizada en el paso 3 y haga clic en el botón "Abrir".
Paso 10
Seleccione la pestaña de la hoja de trabajo del menú desplegable en la sección "Abrir documento en el libro de trabajo" y haga clic en el botón "Aceptar" para abrir el asistente "Editar etiquetas".
Paso 11
Haga clic en el botón "Insertar campo de combinación" y seleccione la categoría deseada de la hoja de trabajo (identificada en el paso 1). "Espacio" para insertar un espacio entre categorías (como entre Nombre y Apellido) y escriba información estándar adicional (como una coma entre Ciudad y Estado, o la tecla "Entrar" para un salto de línea ) Repita este paso para insertar cada categoría como un campo y luego presione el botón "Aceptar" para cerrar el asistente Editar etiqueta.
Paso 12
Seleccione el botón "Combinar en nuevo documento" debajo de "Combinar" sección de la Caja de herramientas del Administrador de combinación de datos para crear un nuevo documento que contenga la información de la hoja de cálculo de Excel como etiquetas.
Paso 13
Guarde el nuevo documento que contenga páginas de etiquetas seleccionando "Guardar como" en "Archivo" en la barra de menú superior y escriba el nombre del documento deseado en el campo antes de hacer clic en el botón "Guardar". Inserte las hojas de etiquetas en la bandeja de papel de la impresora, si lo desea, y seleccione la función Imprimir para imprimir etiquetas (la función Imprimir se accede seleccionando "Imprimir" en "Archivo" en la barra de menú superior).
Consejos
Después del paso 11, considere formatear la etiqueta cambiando la fuente, el tamaño de fuente y el estilo de letra resaltando el texto y seleccionando "Fuente" en "Formato" para acceder a las opciones.
Microsoft Office 2007 (Excel y Word) incluye una pestaña "Mailings" en la barra de menú superior para reemplazar el cuadro de herramientas Administrador de combinación de datos.
Elementos que necesitará
Microsoft Word 2003 o anterior
Paquete de etiquetas en hojas
Impresora
[Cómo convertir una hoja de Excel a etiquetas] URL: http://www.ordenador.online/computadora/Software/256971.html