El control de documentos es de suma importancia en un entorno de ingeniería. Esto se aplica particularmente a los departamentos que necesitan almacenar documentos relacionados con los métodos involucrados en sus procedimientos. Desde el departamento que necesita tener un procedimiento para nuevas contrataciones, hasta el proceso final de fabricación, es necesario tener un medio para controlar la creación, revisión, calidad y actualización de estos documentos.
Formas variadas de control de documentos
Dependiendo del tipo de ingeniería que se realice, la cantidad y el estilo de control variarán considerablemente. Por ejemplo, para la ingeniería de software puede haber menos dibujos mecánicos pero quizás más diagramas de proceso. De cualquier manera, tiene que haber una estructura para el proceso. Se deben seguir algunas premisas básicas. Primero, los documentos son originados por un departamento emisor. Son utilizados principalmente por ese departamento, y otros departamentos pueden tener alguna contribución al proceso. Pero el control general debe ser tomado por el departamento emisor. A continuación, un equipo de escritores debe crear un conjunto de documentos. Los documentos deben revisarse y, por lo tanto, debe establecerse un equipo de revisores que tenga la autoridad para revisar y tener el conocimiento del tema para hacer correcciones y finalmente aprobar cada etapa.
Procedimientos operativos estándar
procedimientos operativos estándar (procedimientos operativos estándar) existen en todas las organizaciones para formalizar los procedimientos para todos los aspectos del trabajo que se está realizando. Es importante capturar los procedimientos operativos para todas las áreas de la organización. Desde los procedimientos para contratar personal nuevo hasta los procedimientos para operaciones específicas en una empresa manufacturera, cada procedimiento es importante. Por supuesto, un departamento debería poder identificar rápidamente un SOP específico para un procedimiento específico. Debe ser fácil de localizar y debe almacenarse de forma segura y no se puede editar, excepto en un proceso formal de control de documentos. Todas las actualizaciones deben registrarse claramente en la ubicación adecuada y debe quedar claro quién realizó el cambio, el motivo y la fecha y hora en que se realizó.
La Mecánica de Control de Documentos
Un documento ser creado a partir de un conjunto de notas tomadas durante la entrevista a una PYME (experto en la materia) y puesto en una forma legible por un escritor técnico. Luego, el documento se enviará para su revisión, donde se medirá en función de un conjunto de pautas estándar para crear este tipo de documento. Durante el curso de la creación de un documento como este, pasará por muchas personas diferentes que ingresarán su punto de vista único en el proceso. Finalmente, el documento alcanzará la aprobación y se almacenará en un repositorio de documentos donde cualquier persona que necesite acceder a él podrá verlo. En cualquier momento, puede ser necesaria una actualización del documento. Si este es el caso, el control efectivo de documentos capturará cualquier enmienda, las razones para hacerlo (por ejemplo, una actualización de firmware) y la persona que realizó los cambios. Finalmente, todos los documentos deben estar sujetos a control de calidad; este será un paso adicional diseñado para mantener la barra alta de modo que el estándar de los documentos nunca caiga por debajo de cierto nivel prescrito.
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