Debido a que los formatos de registro electrónico cambian tan rápidamente y ciertos formatos de archivo solo pueden ser abiertos por ciertos programas, ha habido renuencia a confiar en programas de software patentados para archivar documentos electrónicos. Aunque el formato PDF fue inventado por Adobe, las especificaciones para leer y editar un documento PDF están disponibles para terceros desarrolladores y usuarios no tienen que depender de Adobe para abrir los documentos. Por esta razón, los archiveros han comenzado a confiar en el formato de archivo PDF /A para archivar registros electrónicos.
Paso 1
Comprender la diferencia entre un PDF normal y un PDF /A. Según la Organización Internacional de Normalización, PDF /A es un formato de archivo basado en PDF, que "proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de una manera que conserva su apariencia visual a lo largo del tiempo, independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para crear, almacenar Un archivo PDF /A es un PDF permanente que está formateado para que pueda recuperarse de la misma forma durante un largo período de tiempo.
Paso 2
Abra el documento PDF que desea archivar en Adobe Acrobat 8.0 o superior o un editor de origen de terceros. Consulte Recursos 1 para obtener una lista completa del software de creación de PDF.
Paso 3
Revise qué elementos hay en el PDF. Para que un PDF sea compatible con el formato PDF /A, debe estar contenido al 100%, lo que significa que no se requieren elementos externos para ver el documento. Las fuentes, las imágenes, los gráficos y el color deben incrustarse en el documento. En Adobe Distiller, haga clic en Configuración en la parte superior de la barra de menú y seleccione Editar configuración de PDF. Aquí, tendrá la opción de incrustar imágenes y colores de fuentes. Los elementos de video y audio no se pueden incluir en el PDF /A.
Paso 4
Ingrese metadatos en el documento para que se pueda buscar. Los metadatos de PDF incluyen palabras clave, la versión de PDF utilizada y el nombre del programa que creó el documento PDF. Para ingresar los metadatos en Adobe Acrobat, haga clic en Avanzado en en la barra de herramientas superior. En el menú desplegable, haga clic en Metadatos del documento.
Guarde el documento en un archivo. Un archivo puede ser un servidor externo seguro, un disco duro o un DVD dorado. Los medios que decida almacenar su archivo PDF dependerán de lo que sea más seguro en su oficina u hogar.
Advertencia
Los archivos PDF /A pueden ser más grandes que los archivos PDF normales porque todo está incrustado.
Elementos que necesitará
Computadora
Acceso a Internet
Documento PDF
Software de edición de PDF
[Cómo archivar archivos PDF] URL: http://www.ordenador.online/computadora/Software/256271.html