Muchos usuarios de hojas de cálculo aprovechan las características de la base de datos en Microsoft Excel cuando trabajan con sus datos de hoja de cálculo. Las funciones simples de búsqueda, clasificación y filtro están disponibles utilizando el menú "Datos" dentro de Excel. Microsoft Access es una base de datos relacional con todas las funciones que es compatible con Microsoft Excel. La importación de datos de hoja de cálculo de Excel a Microsoft Access proporciona varios beneficios, que incluyen una entrada de datos mejorada, acceso multiusuario y opciones de informes avanzadas. Las etiquetas de datos de columna de Excel se convierten en nombres de campo, los datos de columna se convierten en campos y cada fila se convierte en un registro durante el proceso de importación.
Paso 1
Guarde sus datos de hoja de cálculo en Excel usando el menú "Archivo", "Guardar". Aunque Access reconoce una variedad de formatos alternativos, incluidos dBASE y texto delimitado, es mejor usar el formato nativo de Excel para el archivo guardado. Access está configurado para importar archivos de Excel directamente y proporciona opciones para continuar trabajando con los datos en ambos productos después del proceso de importación.
Paso 2
Inicie Microsoft Access y abra la base de datos a la que desea importar sus datos de Excel Puede crear una nueva base de datos vacía en Access haciendo clic en "Archivo", "Nuevo" y seleccionando la opción "Base de datos en blanco". Proporcione un nombre para el archivo cuando se le solicite. Haga clic en "Archivo", "Obtener datos externos", "Importar" y seleccione el formato de Excel. Localice su subdirectorio de hoja de cálculo e importe su hoja de cálculo a Microsoft Access. Si está utilizando Microsoft Access versión 7, también puede hacer clic en la pestaña "Datos externos" en la parte superior de la pantalla y seleccionar "Excel" como el formato para importar los datos de la hoja de cálculo. Puede agregar los datos a una tabla existente o crear una nueva tabla para los datos de su hoja de cálculo de Excel.
Paso 3
Seleccione la hoja de trabajo o el rango que desea importar desde el asistente de importación y haga clic en "Siguiente". Seleccione los encabezados de columna de Excel que desea importar como nombres de campo y verifique que desea crear una nueva tabla o agregar datos a una tabla existente. Haga clic en Siguiente para continuar. Puede cambiar los nombres de los campos, omitir los campos que no desea importar y seleccionar las opciones de indexación, incluida una clave principal para ordenar los datos de su hoja de cálculo en Access. Haga clic en "Finalizar" cuando esté satisfecho con sus selecciones. Revise los resultados del asistente del Analizador de tablas para verificar la estructura de las tablas de la base de datos que Access ha creado a partir de su hoja de cálculo de Excel. El asistente dividirá las tablas que contienen información duplicada en tablas separadas para que cada categoría de datos se almacene solo una vez. Verifique la ubicación del campo dentro de las tablas, seleccione la clave principal utilizada para ordenar y corrija los errores tipográficos antes de completar el proceso de importación.
Sugerencia
Las hojas de trabajo que comparten una estructura y un propósito consistentes pueden importarse en una sola tabla . Las hojas de trabajo con datos inconsistentes o estructuras de tablas deben importarse en tablas separadas.
Advertencia
Elimine las filas vacías en su hoja de cálculo de Excel antes de importarlo a Access. Los registros vacíos pueden generar errores cuando se calculan utilizando funciones en Microsoft Access.
[Cómo importar hojas de cálculo de Excel en Access] URL: http://www.ordenador.online/computadora/Software/256259.html