Una de las características menos conocidas de Excel es su capacidad de generar automáticamente subtotales en múltiples niveles utilizando la función Subtotal de la aplicación. Si mantiene las cifras de ventas en su hoja de trabajo, por ejemplo, puede crear subtotales para ventas en cada región, más subtotales anidados desglosados por estado e incluso por ciudad. Para implementar subtotales de varios niveles, primero use la función de clasificación avanzada de Excel para reorganizar sus datos en los niveles de agrupación correctos.
Ordene sus datos en niveles
Paso 1
Prepare su datos para ordenar eliminando las filas o columnas vacías. Además, cree una fila de título en la parte superior de sus datos si aún no lo ha hecho.
Paso 2
Seleccione cualquier celda que contenga datos. Si desea aplicar subtotales a solo una parte de la hoja de trabajo, seleccione esas filas en su lugar.
Paso 3
Seleccione la pestaña "Inicio", haga clic en el comando "Ordenar y filtrar" y luego seleccione " Opción de clasificación personalizada ". Excel abre el cuadro de diálogo Ordenar.
Paso 4
Haga clic en el menú desplegable "Ordenar por" y seleccione la columna que desea usar para agrupar sus subtotales de primer nivel. Por ejemplo, si sus datos incluyen cifras de ventas identificadas por Región, Estado y Ciudad, seleccione la columna "Región" para que las cifras de ventas regionales sean sus subtotales de primer nivel.
Paso 5
Haga clic en "Entonces Por "menú desplegable y seleccione la columna que desea utilizar para sus subtotales de segundo nivel. En el ejemplo anterior, si desea crear un subtotal de segundo nivel para cada estado dentro de una región, seleccione "estado" de la lista desplegable.
Paso 6
Repita el paso anterior para cualquier niveles de subtotal adicionales que desea crear, como los totales de ventas a nivel de ciudad en el ejemplo.
Haga clic en "Aceptar" para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
Crear subtotales de niveles múltiples
Paso 1
Seleccione cualquier celda que contenga datos. Si desea aplicar subtotales a solo una parte de la hoja de trabajo, seleccione esas filas.
Paso 2
Seleccione la pestaña "Datos" y luego haga clic en el comando "Subtotal" en el grupo Esquema. Excel abre el cuadro de diálogo Subtotal.
Paso 3
Haga clic en el menú desplegable en "En cada cambio en" y luego seleccione la columna que desea usar para sus subtotales de primer nivel. Seleccione la misma columna que seleccionó para su clasificación de primer nivel. En el ejemplo utilizado anteriormente, seleccionaría "Región" para crear subtotales de primer nivel basados en ventas regionales.
Paso 4
Marque una o más de las casillas en el panel "Agregar subtotal a" Indique qué columna contiene sus números. En el ejemplo, puede marcar la casilla junto a "Montos de ventas".
Paso 5
Haga clic en "Aceptar" para crear sus subtotales de primer nivel.
Paso 6
Haga clic en el comando "Subtotal" nuevamente para comenzar a crear su subtotal de segundo nivel.
Paso 7
Haga clic en el menú desplegable debajo de "En cada cambio" y luego seleccione la columna que desea usar para sus subtotales de segundo nivel. En el ejemplo, seleccionaría "Estado".
Paso 8
Marque la misma casilla en el panel "Agregar subtotal a" que marcó anteriormente.
Paso 9
Desactive la casilla de verificación junto a "Reemplazar subtotales actuales". Al borrar esta configuración, Excel conserva los niveles de subtotal anteriores y crea un nuevo nivel.
Haga clic en "Aceptar" para crear los subtotales de segundo nivel. Repita los pasos para cada nivel adicional de subtotales que desee agregar, eliminando la marca de verificación junto a "Reemplazar subtotales actuales" cada vez. Puede crear hasta ocho niveles de subtotales.
Advertencia
La información de este artículo se aplica a Microsoft Excel 2013 y 2010. Puede variar ligeramente o significativamente con otras versiones o productos.
[Subtotales en múltiples niveles en Microsoft Excel] URL: http://www.ordenador.online/computadora/Software/254197.html