Los sistemas de gestión de documentos son sistemas electrónicos diseñados para gestionar, almacenar, distribuir y archivar documentos. Estos sistemas son comunes en empresas y sistemas educativos y actúan como archivadores digitales. Los sistemas de gestión de documentos también se conocen como "sistemas de gestión de contenido", ya que pueden almacenar audio, video y otros tipos de medios además de documentos.
Espacio físico
Documento Los sistemas de gestión a menudo almacenan información en servidores u otros sistemas informáticos potentes. Estos espacios de almacenamiento electrónico a menudo ocupan menos espacio que su contraparte física.
Archivo digital
Los sistemas de gestión de documentos permiten el almacenamiento de los documentos mismos y también de versiones anteriores . Esto puede ayudar a rastrear las revisiones a través del tiempo y proporciona un beneficio adicional de poder volver a documentos más antiguos. Sin embargo, si esta información no está organizada y almacenada correctamente, podría haber demasiados documentos y versiones disponibles, causando un problema de sobrecarga de información a los usuarios.
Ubicación centralizada
Los sistemas de gestión de documentos son una ubicación de almacenamiento centralizada donde muchos usuarios pueden acceder al documento más reciente y actualizado desde una ubicación central. Este fácil acceso a los documentos admite la colaboración entre muchos usuarios. La ubicación centralizada de los documentos también promueve la fácil distribución de documentos a los usuarios. Sin embargo, el almacenamiento electrónico de documentos digitales en una sola ubicación puede presentar un riesgo de seguridad adicional a menos que se agregue seguridad adicional para proteger el sistema electrónico.
Herramientas de utilidades adicionales
Electrónicamente El almacenamiento y la gestión de documentos dentro de un sistema de gestión de documentos electrónicos permite que las herramientas de utilidad proporcionen características adicionales que no estaban disponibles en su contraparte física. Buscar en documentos electrónicos es más fácil que buscar cada documento a mano. Sin embargo, muchas de estas herramientas pueden ser innecesarias y tener un costo mayor que el valor para las empresas.
[Ventajas y desventajas del sistema de gestión de documentos] URL: http://www.ordenador.online/computadora/Medios/246497.html