1. Utilice una línea telefónica independiente para enviar faxes: Dedique una línea telefónica separada únicamente para enviar faxes. Esto ayuda a evitar que personas no autorizadas accedan a su máquina de fax a través de la línea telefónica principal.
2. Habilite el identificador de llamadas: Active el identificador de llamadas en su máquina de fax para que pueda determinar quién le envía faxes antes de aceptarlos. Si recibe un fax de un remitente desconocido o sospechoso, puede optar por no aceptarlo.
3. Establezca una contraseña: Si su máquina de fax tiene protección con contraseña, establezca una contraseña segura y única para evitar el acceso no autorizado al dispositivo.
4. Utilice protocolos seguros: Busque máquinas de fax que admitan protocolos seguros como Secure Socket Layer (SSL) o Transport Layer Security (TLS) para transmisiones de fax cifradas.
5. Supervisar la actividad de transmisión: Verifique periódicamente los registros de transmisión de su máquina de fax para monitorear los faxes entrantes y salientes. Esto le ayudará a identificar cualquier actividad inusual o sospechosa.
6. Destruir documentos confidenciales: Después de recibir faxes sensibles o confidenciales, destruya los documentos recibidos para evitar la fuga de información.
7. Mantener actualizaciones de firmware y software: Mantenga actualizado el firmware y el software de su máquina de fax con los últimos parches de seguridad para abordar cualquier vulnerabilidad.
8. Cifrar información confidencial: Si necesita enviar información confidencial por fax, considere cifrar el documento antes de enviarlo para garantizar su privacidad durante la transmisión.
9. Instale una portada de fax: Utilice una portada de fax que incluya información del destinatario y del remitente, así como una declaración de confidencialidad, para proteger la naturaleza confidencial de los datos transmitidos.
10. Asegure la ubicación: Coloque su máquina de fax en un lugar seguro dentro de su oficina para evitar el acceso físico no autorizado.
11. Controlar el acceso: Limite el número de personas autorizadas a utilizar su máquina de fax. Cada usuario debe tener sus propias credenciales de inicio de sesión si su máquina de fax admite varios usuarios.
12. Realizar copias de seguridad de datos periódicamente: Haga una copia de seguridad de los datos importantes y confidenciales almacenados en su máquina de fax para asegurarse de tener una copia en caso de falla del dispositivo o incidentes de seguridad.
13. Deseche correctamente el equipo viejo: Al deshacerse de una máquina de fax vieja, asegúrese de seguir los procedimientos adecuados de destrucción de datos para evitar que se recupere información confidencial.
14. Educar al personal: Proporcione capacitación sobre concientización sobre seguridad a su personal para garantizar que todos comprendan la importancia de la seguridad del fax y sigan los protocolos de seguridad establecidos.