Creación de un flujo de trabajo en SharePoint
Aquí hay una guía completa sobre la creación de flujos de trabajo en SharePoint:
1. Elija su tipo de flujo de trabajo:
* Flujos de trabajo de diseñador de SharePoint: Estos son flujos de trabajo clásicos creados con SharePoint Designer. Son poderosos y ofrecen mucha flexibilidad, pero requieren conocimiento del diseñador de SharePoint.
* Power automatizar flujos de trabajo: Estos son flujos de trabajo modernos construidos en la plataforma Power Automate. Están basados en la nube, ofrecen una interfaz fácil de usar e integran con una amplia gama de servicios.
2. Acceda a la interfaz de creación de flujo de trabajo:
* Diseñador de SharePoint: Abra el diseñador de SharePoint y seleccione la pestaña "Flujos de trabajo". Haga clic en "Crear" para iniciar un nuevo flujo de trabajo.
* potencia automatizar:
* de SharePoint: Navegue a la lista o la biblioteca donde desea crear un flujo de trabajo. Vaya a la pestaña "Automatizar" y haga clic en "Power Automate".
* De Power Automate: Inicie sesión en Power automatizar y seleccionar "Crear" -> "Flujo automatizado de nube".
3. Definir el activador del flujo de trabajo y las acciones:
* disparador: Este es el evento que inicia el flujo de trabajo. Los ejemplos incluyen:
* Creación de elementos: Cuando se agrega un nuevo elemento a una lista.
* Actualización del elemento: Cuando se modifica un elemento.
* Aprobación del artículo: Cuando un artículo necesita aprobación.
* Temporizador: Ejecute el flujo de trabajo en un horario.
* Acciones: Estos son los pasos que el flujo de trabajo realiza después de ser activado. Los ejemplos incluyen:
* Enviar correo electrónico: Enviar notificaciones a los usuarios.
* Artículo de actualización: Modificar campos de elementos.
* aprobar/rechazar: Solicitar aprobación para un artículo.
* Inicie otro flujo de trabajo: Activar otro flujo de trabajo.
* Acción personalizada: Realice acciones personalizadas usando el código.
4. Configurar configuraciones de flujo de trabajo:
* Permisos: Establezca quién puede iniciar y administrar el flujo de trabajo.
* Opciones de inicio: Defina cómo se debe iniciar el flujo de trabajo (manual, automáticamente, etc.).
* Etapas de flujo de trabajo: Divida el flujo de trabajo en etapas para una mejor organización.
* Proceso de aprobación: Configure el proceso de aprobación si es necesario.
5. Prueba e implementa el flujo de trabajo:
* Prueba: Pruebe a fondo el flujo de trabajo para garantizar que funcione como se esperaba.
* Implementación: Publique el flujo de trabajo para que sea accesible para los usuarios.
Ejemplos de escenarios de flujo de trabajo:
* Proceso de aprobación de documentos: Documentos de ruta a través de una cadena de aprobadores antes de que se finalicen.
* Sistema de solicitud de licencia: Procese las solicitudes de licencia, notifique automáticamente a los gerentes y actualice los calendarios de los empleados.
* Nuevo empleado de incorporación: Automatice tareas como asignar permisos de acceso y enviar correos electrónicos de bienvenida.
* Sistema de boletos de servicio al cliente: Realice los problemas de los clientes, asignarlos a los agentes de soporte y actualizar el estado.
Consejos para crear flujos de trabajo efectivos:
* Mantenga los flujos de trabajo concisos y se centre en tareas específicas.
* Use nombres y acciones de flujo de trabajo claros y descriptivos.
* Documente los pasos de flujo de trabajo y el propósito para referencia futura.
* Pruebe a fondo antes de la implementación para evitar errores.
Diferencias clave entre los flujos de trabajo del diseñador y la potencia de automatización:
| Característica | Diseñador de SharePoint | Potencia automatizar |
| --- | --- | --- |
| Interfaz | Diseñador visual | Interfaz basada en la web |
| Funcionalidad | Flujos de trabajo clásicos con integración limitada | Flujos de trabajo modernos con amplia integración |
| Mantenimiento | Requiere habilidades técnicas | Más fácil de mantener y actualizar |
| Escalabilidad | Menos escalable | Más escalable y flexible |
| Precios | Incluido en SharePoint | Requiere una licencia de potencia automatizar |
Elegir la herramienta de flujo de trabajo correcto:
* Diseñador de SharePoint: Elija si necesita flujos de trabajo robustos y personalizables con una integración profunda de SharePoint.
* potencia automatizar: Elija si necesita flujos de trabajo modernos y fáciles de usar con integración con varios servicios y un entorno basado en la nube.
Al comprender el proceso de creación de flujo de trabajo, elegir la herramienta adecuada y seguir las mejores prácticas, puede crear flujos de trabajo efectivos que automaticen procesos, mejoren la eficiencia y racionalizar las operaciones en SharePoint.