- Captar la atención: Las personas suelen hojear rápidamente los correos electrónicos y las notas, por lo que comenzar con la información más importante garantiza que su mensaje se reciba y se entienda de inmediato.
- Ahorro de tiempo: Cuando los lectores pueden encontrar los detalles esenciales al principio, no pierden tiempo buscándolos, lo que les permite captar rápidamente la esencia del mensaje.
- Aumento de la comprensión: Colocar información crucial al principio reduce el esfuerzo cognitivo necesario para comprender el contexto, lo que mejora la comprensión y retención del mensaje.
- Establecimiento del contexto: Comenzar con un propósito, objetivo o argumentos principales claros establece el tono para correos electrónicos o memorandos completos y ayuda a los lectores a crear un marco contextual para procesar datos más complejos que seguirán más adelante.
- Promoción del skimming eficaz: Los lectores que deseen examinar rápidamente la comunicación encontrarán fácilmente la información necesaria cuando esté abierta y podrán optar por leer el resto para obtener detalles adicionales.
- Crear un llamado a la acción claro: Colocar los próximos pasos y acciones cruciales a tomar desde el principio garantiza que los lectores no pierdan ni pasen por alto los elementos más vitales de su mensaje.
- Evitar la deriva del mensaje: Cuando el punto principal llega más adelante en los mensajes, corre el riesgo de ser empujado o perdido a medida que puntos o detalles adicionales ocupan la atención de los lectores, diluyendo la intención original de la comunicación.
En resumen, la distribución anticipada de correos electrónicos y memorandos permite una comprensión rápida, ahorro de tiempo, una mejor entrega de información, una mejor comprensión, un hojeado eficiente, próximos pasos bien comunicados y, en general, mensajes estructurados más claros que logran los objetivos de manera efectiva.