En el corto plazo , es más fácil simplemente presentar los documentos en una carpeta. Por lo tanto , si las personas que tienen que ver esos documentos no se distribuyen geográficamente , escaneado de documentos puede ser innecesario .
Largo plazo Convenience
Sin embargo , la digitalización de documentos los pone en un ordenador, y los archivos pueden luego ser enviadas rápidamente a la gente de todo el mundo, o los documentos pueden ser rápidamente recuperado en base de caso por caso.
Consideraciones de costo
Por otro lado , el almacenamiento de papel puede ser más barato , si usted no tiene un montón de papel para almacenar . Un archivador es mucho más barato que un servidor de archivos en términos de costo inicial y el mantenimiento a largo plazo.
Seguridad
En general, una opción más prudente es escanear al menos los documentos importantes y almacenar de forma remota para que no pierda esos documentos en caso de incendio o robo.
utilizando una combinación
También puede mantener sus documentos en un archivador y luego escanearlas cuando se necesita . No suele ser necesario ir exclusivamente con un enfoque.