Las computadoras son la columna vertebral de las oficinas sin papel . La gestión de documentos , gestión de contenidos , el reconocimiento óptico de caracteres, e -mail y otros sistemas necesarios para el funcionamiento de una oficina sin papeles son todas las aplicaciones que se ejecutan en las computadoras. Oficinas sin papel pueden contener diferentes tipos de sistemas informáticos para satisfacer las necesidades de la organización , que van independiente de las computadoras personales y portátiles para pequeñas oficinas o en el hogar a las redes grandes y complejas de servidores , estaciones de trabajo y dispositivos informáticos de las empresas más grandes.
Escáneres
La mayoría de las oficinas sin papel utilizan un sistema de gestión de documentos para almacenar los archivos electrónicos. Los archivos en papel se convierten en archivos electrónicos utilizando un escáner , lo que lo convierte en uno de los dispositivos electrónicos más importantes en una oficina sin papel . Los documentos escaneados se almacenan ya sea como imágenes o procesados en archivos electrónicos utilizando el software de reconocimiento óptico de caracteres que a menudo viene incluido con el escáner. Algunas oficinas utilizan dispositivos multifuncionales que sirven como copiadoras, escáneres y máquinas de fax - todo en uno
Faxes
faxes electrónicos se utilizan en el papel. oficinas que remita copias electrónicas de los archivos a través de líneas telefónicas o redes y son una buena forma de comunicarse con las oficinas tradicionales . El fax electrónica permite al receptor para obtener una copia impresa de un archivo si es necesario. Una máquina de fax electrónico suele estar relacionado con el sistema de gestión de documentos para permitir que la oficina sin papel para almacenar fácilmente documentos entrantes y salientes.
Medios de almacenamiento
oficinas sin papel almacenar la mayor parte de sus archivos y datos por vía electrónica . Esto introduce el riesgo, ya que los datos almacenados electrónicamente pueden ser perdidos o dañados a través de fallo del dispositivo , picos de energía eléctrica , la infección por virus informáticos u otros eventos catastróficos . Los datos deben ser respaldados periódicamente . Soportes de almacenamiento - tales como discos duros , cintas magnéticas y unidades de cinta de copia de seguridad - son esenciales en una oficina sin papel . Las copias de la copia de seguridad de datos en el soporte de almacenamiento normalmente se almacenan fuera del sitio como medida de contingencia .