1. Control de documentos :Los POE son documentos vitales que brindan instrucciones sobre cómo realizar tareas de manera segura y efectiva. Para mantener la exactitud e integridad de estos documentos, algunas organizaciones adoptan políticas estrictas de control de SOP. Permitir que los empleados copien los SOP en discos puede provocar modificaciones no autorizadas o pérdidas accidentales, comprometiendo así la integridad del documento original.
2. Fuga de datos: Los SOP a menudo contienen procesos o procedimientos relacionados con información sensible o confidencial que son exclusivos de la organización. Copiar los SOP en discos plantea el riesgo de fuga de información si el disco se pierde, es robado, se comparte con personas no autorizadas o se extravía.
3. Control de versiones: Las organizaciones que revisan y actualizan periódicamente los POE mantienen diferentes versiones de estos documentos. Permitir que los empleados creen copias puede generar confusión sobre qué versión del SOP es la más reciente. Esto puede llevar a que se sigan procedimientos incorrectos y puede tener graves implicaciones de seguridad y calidad.
4. Requisitos de formación :Los POE generalmente se brindan durante sesiones de capacitación u orientaciones para garantizar que los empleados comprendan y sigan correctamente las políticas y procedimientos de la organización. Copiar los POE en discos puede eludir el proceso de capacitación y permitir que los empleados realicen tareas sin la comprensión y autorización adecuadas.
5. Problemas de cumplimiento :Algunas industrias y organismos reguladores tienen requisitos estrictos para la gestión y accesibilidad de los POE. Copiar los SOP en discos puede violar el cumplimiento normativo y generar sanciones o consecuencias legales para la organización.
6. Propiedad intelectual :Los SOP a menudo contienen propiedad intelectual que pertenece a la organización, como técnicas o procesos patentados. Copiar estos documentos en discos sin permiso puede infringir los derechos de propiedad intelectual de la organización.
Para garantizar la gestión segura y controlada de los SOP, las organizaciones suelen confiar en sistemas centrales de gestión de documentos o redes seguras donde todas las personas autorizadas tienen acceso a la versión más actualizada de los SOP, evitando la necesidad de copiarlos en dispositivos de almacenamiento individuales como discos.